כיצד לערוך ועידה אפקטיבית

בסביבה המדעית והעסקית, הכנס הוא אחת הדרכים היעילות ביותר לתקשורת. אירוע כזה מאפשר לכם לסכם את הניסיון שנצבר בנושאים מעניינים, להכיר התפתחויות חדשות בענף, ליצור קשרים מעניינים. ככלל, כנס הוא בעל אופי רחב היקף, ולכן הוא דורש הכנה מדוקדקת.

תצטרך

• - הנחות;

• - מיקרופון;

• - מקרן וידאו;

• - מכשירי כתיבה;

• - מים וחטיפים.

מדריך הוראות

1

ערוך תוכנית ועידה. עליו לכלול יעדים ויעדים, לוח זמנים של דוחות, מספר המשתתפים, המשאבים החומריים והטכניים הנחוצים, הערכה לאירוע.

2

החליטו על מקום ושעת הכנס. בחרו חדר מרווח שיכול להכיל מספר גדול של אורחים. גלה מראש האם ניתן לחבר את הציוד הדרוש בחדר זה. באשר לזמן הקפידו לקחת בחשבון את האינטרסים והתעסוקה של המשתתפים. לדוגמא, ועידת סטודנטים, שתוכננה לערב שישי, יכולה לגרום לגישה שלילית ביותר מכיוון שצעירים רגילים לנוח או ללכת הביתה בזמן זה.

3

למדו בפירוט את נושא הכנס. זה הכרחי כדי לקבוע את הרלוונטיות ואת המשמעות המדעית של הדוחות. כדי להפוך את הועידה לדינמית ולא משעממת, קחו בחשבון נושאים חדים, מעט נחקרים ושנויים במחלוקת. הזמן דוברים לנסח את השקפותיהם בנושאים שנבחרו.

4

ערוך לוח זמנים של מצגות הדוברים. הקצה 30-40% מהזמן לדיווחים עצמם, והקדיש את השאר לדיון. זהו ויכוח מלא חיים ומעניין שהופך את הכנס לאפקטיבי. ערוך תקנה בצורה כזו שבעיה אחת לוגית זורמת לשנייה והופכת לנושא הדיון.

5

דאג לבסיס החומר והטכני. יתכן שתזדקק ללוח אינטראקטיבי, מקרן עם מסך, מחשב, מיקרופון, תרשים הפוך עם גיליונות קרע, נייר מכתבים. כשמתכוננים לכנס יש לבדוק מראש את הצליל, את פעולת ציוד הווידיאו. פרשו את התיקיות עם תוכנית האירוע והתקצירים העיקריים של הדוחות על השולחנות עבור המשתתפים.

6

הודע למשתתפים ואורחי הכנס על האירוע הקרוב. על הרמקולים לעבור הליך רישום מראש. אם הכנס מספיק גדול, אל תשכח להזמין נציגי העיתונות והצלמים.

עצות שימושיות

אם הכנס נמשך מספיק זמן, חשוב על משקאות ואוכל. אתה יכול לשים בקבוקי מים על השולחן לכל משתתף. בהפסקה האורחים יכולים ליהנות ממשקאות חמים ונשנושים בסגנון מזנון.